Excel工作表应该在打印前预览。打印预览可以看到普通视图看不到的东西，避免错误，提高打印质量，快速更改很多打印设置。预览时，页边距会以虚线显示，方便调整。以边肖Excel 2003为例，介绍了Excel文件打印设置的一般方法，旨在增强文件的可读性。
1.创建页眉和页脚
工作表的页眉和页脚包含了很多有用的信息，比如报表的页码或者工作表的标题等。用户只需单击“文件”菜单上的“页面设置”即可打开“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡。如果需要使用内置页眉页脚，打开页眉或页脚下拉列表，选择第1页，第1页，共？页”或类似的东西。如果需要创建自己的页眉和页脚，可以单击“自定义页眉”或“自定义页脚”打开对话框。两者的布局和功能完全一样，中间排列着十个按钮。最左边的按钮用来设置文字的字体格式，最右边的按钮用来设置图片的大小等格式，中间从左到右的八个按钮可以插入页码、日期、时间等。
2.让每一页打印出标题行。
对于多页表格，通常需要打印出每一页的表头行：执行文件页面设置，打开页面设置对话框，点击工作表标签，输入：(这里假设第2、3行表头行，英文的$符号，用Shift 4组合键输入)，确认。如果在左侧标题列后的框中输入列标题区域，则可以为每页添加上述标题。
3.使所有数据可见
如果单元格中的文本或数字超出了列宽，打印的文本将被截断，打印的数字将显示为“# # # # #”。因此，工作表中的所有数据在打印前都必须可见。如果发现一列的宽度不够，只需将光标放在列标签右侧的边缘线上，光标变成双向光标后双击边缘线，列宽就可以自动增加以适应数据的长度。您也可以单击“格式”菜单上的“单元格”。打开“单元格”对话框的“对齐”选项卡，并选择“文本控制”下的“自动换行”来自动将数据换行以适应列宽。
4.使用易于查看的格式
国内各种报道习惯设置网格线。我们可以打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，然后选择“打印”下的“网格线”。您也可以选择所有需要设置网格线的单元格，单击Excel格式工具栏中的边框下拉按钮，打开对话框选择所需的边框样式。另外，屏幕显示效果好的格式不一定打印效果好。如果工作表的文字或表格边框设置为彩色，但报表是用黑白打印机打印的，最好使用对比度高的颜色，否则打印出来的内容会不够清晰。或者，您可以打开页面设置对话框的工作表选项卡，选择打印下的单色打印，以提高彩色打印的清晰度。
5.将报告居中
如果使用的打印纸能够容纳整个报告，可以设置水平居中或垂直居中。前者可以打开页面设置对话框的页边距选项卡，选择居中方式下的水平选项，后者可以选择居中方式下的垂直选项。当两者都被选中时，报告将在纸张上水平和垂直居中。
6.调整报告周围的空间。
Excel报表的外围包括六个部分：页边距、上下页眉页脚。如果我们需要更改页边距或页眉和页脚，我们可以打开“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，并更改上、下、左、右、页眉和页脚的值。您也可以单击Excel工具栏中的“打印预览”按钮，打开预览窗口，单击“页边距”按钮，显示页面页边距的大小手柄，并根据需要将其拖动到所需的宽度。
7.打印不连续的单元格(区域)
如果只需要打印一些不连续的单元格(区域)的内容，按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击要打印的单元格(区域)，选择多个不连续的单元格(区域如A2。B2: C8。D10 …)，然后选择文件打印，打开打印内容对话框，选择打印内容。此时，系统将分离每个选定的不连续单元格(区域)并打印在不同的页面上(即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上……)。如果需要经常打印固定不连续的行和列，可以执行视图视图管理器完成以上隐藏设置后，打开视图管理器对话框，按添加按钮，输入名称(如打印等。)在弹出的添加视图对话框中名称后面的框中，确认退出。以后需要打印时，打开视图管理器对话框，选择打印视图项，按显示按钮，显示设置打印页面。只是打印。
8.打印不连续的行(或列)
有时，您需要在工作表中打印一些不连续的行或列。您可以按住Ctrl键，用鼠标左键单击行(列)标签，选择多个不连续的不需要打印的行(列)，单击鼠标右键，选择“隐藏”选项，将其隐藏，然后打印。
9.打印出公式。
如果要打印单元格中的公式，执行工具选项。在视图选项卡上，选择公式选项并确认退出。此时，工作表中包含公式的单元格不显示公式的计算结果，而是显示具体的公式，公式可以通过打印的方式打印出来。
10.一次打印多个工作表。
按住Shift(或Ctrl)键的同时，用鼠标点击要打印的工作表名称，选择多个连续(或不连续)的工作表，然后进行正常的打印操作，即可一次性打印所选的工作表。在“打印内容”对话框中，选择“打印内容”下的“整个工作簿”选项，然后确认打印以一次打印整个工作簿中的所有工作表。
11.使工作表适应页面宽度。
如果在打印预览时发现工作表的宽度超过了页面的宽度，可以尝试以下方法使工作表适合页面宽度：首先，将打印方向改为横向。第二种方法是缩小工作表以适应页面。方法仍然是打开页面设置对话框的页面选项卡，选择“缩放”下的“调整大小”并在“页面宽度”框中输入“1”。确定后可以预览页面，看看字体大小是否合适。第三是减少页边距和页眉(页脚)的宽度。我们可以如上所述打开“打印预览”窗口，点击其中的“边距”按钮，显示边距的大小句柄，根据需要拖动到所需宽度。四是隐藏报表中一些不需要打印的列。我们只需要选择这些列，然后单击“格式列”子菜单下的“隐藏”命令。报表中的其他列会占据隐藏列的位置，这样原本不能打印的内容就可以打印出来。之后，只需点击格式列子菜单下的取消隐藏命令，即可显示隐藏的列。
12.快速选择打印范围
打印范围的选择：光标停留在要打印的范围的左上角，先Ctrl Shift ，再Ctrl Shift 。如果需要调整，使用Shift 和来添加没有文本区域的行或列。
对于超宽Excel文档的打印设置，可能需要将左边两列设置为固定格式。可以在页面设置中同时设置顶行和左列，将文档定义为多页宽、一页高，这样就可以打印出漂亮的宽文档。
