从诞生的那一刻起，计算机和各种应用软件就确定了为人类减轻劳动负担的目的。但是，如果硬件和软件的操作者不熟悉它们的功能，减轻负担的目的就会成为一句空话。比如用Word和Excel做明细表时，需要反复输入部门、职称或学历等。此时，无论是打字还是一个一个的复制粘贴，都是一件费时费力的事情。如何利用软件的功能摆脱繁重的工作？这篇文章会给你一个满意的答案。
当我们用Word和Excel做表格的时候，可以为表格做一个下拉列表。当我们遇到需要重复输入的东西时，用鼠标点击需要的选项就可以轻松完成输入。笔者将分别讲解Word和Excel下的实现方法。
一、Word表格选择输入。
比如，列个清单。在该表单中，需要重复输入部门、职称、学历、级别等几项内容。利用Word (1)提供的下拉式表单域，我们可以方便地选择和输入表单的内容。具体设置步骤如下：
(1)首先在Word中根据需要设计一个表格，将固定内容输入表格中。
(2)将鼠标移动到指定位置(如职务标题下的单元格)，单击“视图工具栏表格”命令，弹出表格工具栏，单击“下拉表格字段”按钮。
提示：当一个表单域插入到一个单元格中时，将显示灰色底纹，当按下表单域底纹按钮时，将显示阴影。表单域的底纹仅显示在屏幕上，以提醒用户该域的具体位置。这些效果并不明显。
(3)双击单元格中的表格字段底纹，弹出“下拉表格字段选项”对话框。在下拉项目文本框中输入要添加的第一个列表项目，然后单击添加按钮添加它。根据法律输入剩余的列表项目。添加完所有列表项后，您可以通过“、”方向按钮更改列表项的顺序。
(4)勾选“启用下拉列表”复选框(2)，点击“确定”按钮，完成单元格下拉表单字段的设置。
提示：您可以选择使用同一表单域的所有其他单元格，然后通过复制和粘贴一次插入它们。
(5)插入所有下拉表单域后，单击表单工具栏上锁形的“保护表单”按钮(这样除了包含表单域的单元格外，表单的其他地方不能修改)，将鼠标单击任何需要输入相同内容的表单域单元格，单击其右侧的下拉三角形图标，从弹出的下拉列表中选择要输入的内容。完成所有选择后，再次单击“保护表单”按钮将其解锁。
第二，可以选择和输入Excel表格。
在Excel表格中使用选择性输入的好处是可以准确筛选数据，避免因输入错误导致的数据统计不准确。具体设置步骤如下：
(1)首先在Excel中设计好需要的表格，在任一栏中输入下拉列表中要显示的内容，然后选择区域使用选择性输入。
(2)单击“数据有效性”命令，在弹出的窗口中单击“设置”选项卡。从“允许”下拉列表中选择“序列”；在“来源”框中，输入序列来源单元格的绝对地址，或单击右侧的“隐藏窗体”按钮，用鼠标选择要使用下拉列表中显示的内容的单元格区域，然后再次单击“隐藏窗体”按钮返回到“设置”选项卡。最后，单击“确定”按钮返回到(3)。
(3)用鼠标单击区域中的任意单元格，单元格旁边会出现一个下拉箭头。单击箭头，将显示所有设置序列。单击所需项目以完成输入。
提示：对于使用下拉列表的其他单元格，可以通过拖动手柄来复制它们。
现在有了Word和Excel中选择输入的方法，工作是不是轻松很多？
